Feria Maestros del Arte: un mosaico de logística

Día de llegada

A veces es difícil comprender el mosaico tan complejo que es el organizar la Feria.

Primero está el problema de encontrar a 85 de los mejores artistas de arte folclórico de México.
¿Tienen suficiente inventario? ¿Están usando métodos y materiales auténticos del arte folclórico? ¿Tenemos la combinación perfecta de diferentes tipos de arte para satisfacer a los clientes?

Instalando los puestos

 es necesaria

La variedad

Deben organizarse tres autobuses, los cuales traen a la mayoría de los artesanos desde Chiapas, Michoacán, y Oaxaca; pero aun así hay que reembolsar los gastos de las personas que tienen que tomar autobuses comerciales o manejar por su cuenta. La organización de los anfitriones con los artesanos invitados es un gran proyecto logístico detrás de las escenas, el cual incluye la organización de espacios para dormir, comida, medios de transporte para ir y venir de la Feria, y por supuesto también está la cuestión del idioma. Todo esto más los detalles financieros que tienen que ser anticipados resulta en un desafío abrumador en cambio constante.

Lo que parece ser un esfuerzo creativo a veces se siente más como un mundo de puros números y hojas de cálculo. Hasta el grupo de voluntarios que crea las decoraciones de flores para la Feria tiene que saber cuántos postes tiene cada puesto para calcular cuántas flores hay que llevar y de qué tamaño tienen que ser.

Como organizadora principal, Donna Williams, miembra de la junta directiva pasa semanas planeando cual artesano va a estar en cual puesto, atiende a las solicitudes de los artesanos. Por ejemplo algunos de ellos prefieren estar en el sol para que su trabajo se muestre bien, y otros no quieren estar en el sol por la misma razón. Donna tiene que anticipar las multitudes y cómo se moverán a través de la variedad de tipos de arte y las áreas de entretenimiento y comida. Hasta las señales para el evento y los letreros para cada artesano y su puesto son planeados con mucha anticipación. 

Por esto es que fue interesante escuchar la discusión en la que alguien con buenas intenciones sugirió que la Feria fuera movida del Club de Yates de Chapala. Donna amablemente contó la historia y el proceso de pensamiento que se utilizó para escoger el espacio para un evento de esta magnitud. Esta es la historia que cuenta:

Los primeros dos años de la Feria solo tuvimos a 12 o 13 artesanos y el evento se llevó a cabo en una sala de conferencias en el Hotel real de Chapala. El tercer año ahí tuvimos a 20 artesanos en La Joya del Lago en una carpa junto al estacionamiento y ¡había muchísimo polvo! Luego por tres años la Feria tomó lugar en La Huerta en el oeste de la ciudad en donde ahora se pone el mercado los martes… ese lugar tenía espacio para 40 artesanos y estaba suficientemente bien localizado, pero estaba un poco oscuro adentro y el estacionamiento tenía espacio limitado. ¡Además cruzar la carretera era un poco riesgoso! 

Mariachis reciben a los visitantes el primer día

El siguiente año estábamos buscando más espacio para invitar más artesanos y todo fue planeado para que tomara lugar en el Club de Yates en Ajijic. Todos esos planes se fueron por la ventana a finales de agosto de ese año después de haber completado todos los planes y las invitaciones cuando fuimos notificados de que solo íbamos a poder usar el espacio de lunes a viernes... no el fin de semana.

Espacio para entretenimiento y un show de moda

Eso, por supuesto, no iba a funcionar, por lo cual Donna empezó a buscar como loca por un espacio en el que pudieran caber 85 artesanos y que tuviera un estacionamiento lo suficientemente grande para acomodar a todos los visitantes. Considero estos lugares:

1.  La estación de trenes de Chapala: Un sitio hermoso pero demasiado pequeño y sin manera de proveer seguridad en la noche. 

2 . Tobolandia...Demasiados escalones, muchos pisos y requiere mucha caminata. No muy accesible para algunos de los visitantes de mayor edad.

3. Hotel Real de Chapala…La única área lo suficientemente grande y disponible para un evento de 3 días (4 incluyendo el día dedicado a la instalación de los puestos y el arte) era el campo de fútbol localizado detrás del hotel, con acceso y estacionamiento  limitado. 

4. Una propiedad de unas monjas en Chula Vista hermosa área sin instalaciones y con estacionamiento limitado.

5. La Huerta...se tendrían que separar a los artistas, unos adentro, otros afuera, más los problemas ya mencionados.

6. Un lugar para eventos privados en Riberas del Pilar en la orilla del lago… por ¡$25,000 pesos por día!

Hermosas instalaciones para arte hermoso

Justo cuando empezaba a parecer imposible la ama de casa de Donna le contó sobre el Club de Yates de Chapala. Donna hizo unas llamadas y fue a conocer al Comodoro, quien fue de gran ayuda y quería tener un evento comunitario que el club pudiera apoyar. Cuando vio el hermoso espacio, pasto verde, árboles, y vistas increíbles al igual que espacio para comida, suficientes baños, vestidores, seguridad, y espacio de estacionamiento, supo que ¡había encontrado un hogar para la Feria!

La junta directiva acordó que era el lugar perfecto para mostrar el hermoso arte folclórico por el cual la Feria era conocida. Hace unos años la junta del Club de Yates decidió que querían hospedar la Feria anualmente como un evento de apoyo comunitario, por lo cual la Feria ahora tiene un hogar permanente en un sitio hermoso. 

Ponlo todo junto y la Feria es un lugar muy feliz.

Donna Williams y la fundadora, Marianne Carlson